Structurer le non structuré

l’indexation des métadonnées et des labels pour cataloguer intelligemment les documents et les plans d’ingénierie d’une installation

La mise à jour d’une base intelligente des plans et documents d’ingénierie d’une installation n’est habituellement pas une priorité pour les usines de production et les raffineries. Certaines de ces usines sont si anciennes qu’à l’époque de leur construction, la technologie de stockage des plans en ligne n’existait pas.

Même si les usines et les raffineries disposaient d’un lieu de stockage centralisé pour ces documents complexes, ces deniers n’étaient généralement disponibles que sous forme d’images, de fichiers PDF et de documents scannés ou dans un format non numérique comme des documents papier grand format ou des dessins faits à la main, ce qui pouvait rendre difficile le fait de trouver les bons plans ou les bons documents d’ingénierie au bon moment. En résumé, c’est comme si les entreprises cherchaient une aiguille dans une meule de foin. Retrouver les bons documents pour mener les opérations, la maintenance ou produire des plans pour une rénovation devient un défi, sans une indexation et des métadonnées structurées pour tous les fichiers d’un répertoire, en particulier avec des usines dont les plans/dessins/modèles d’ingénierie sont complexes.

Needle in a Haystack

Avineon, possédant une longue expérience dans le domaine des services d’ingénierie et d’expertise des données, a un savoir-faire unique pour analyser les documents d’ingénierie complexes au sein des nombreuses installations et usines d’une entreprise, et pour créer et indexer les métadonnées pertinentes de chaque document.

Une entreprise de production du Moyen-Orient, a contacté Avineon pour relever ce type de défi. Chaque fois qu’ils voulaient mettre à jour ou modifier des documents (des plans d’ingénierie complexes ou de simples formulaires) sur une zone précise d’une usine, en vue d’une rénovation ou d’une évolution opérationnelle, l’entreprise ne savait pas quels documents mettre à jour ni où les trouver. Ce Client a eu besoin d’Avineon pour créer un système de gestion de données électronique (EDMS) et pouvoir retrouver rapidement les bons documents. Avineon a proposé des métadonnées et un système d’indexation, qui classent les documents en fonction de leur contenu et permet aux utilisateurs d’extraire facilement le document recherché, à partir d’un large panel de plans/documents numériques.

Metadata Organized

Les experts en ingénierie d’Avineon, dotés de solides connaissances techniques, ont aidé le Client en créant l’indexation des métadonnées et des labels pour des milliers de plans/documents, de modèles et de spécifications de conception fonctionnelle (FDS). Tous les types de documents et de contenus, y compris les détails relatifs à la conception de l’usine, à la zone d’ensemble et aux zones de maintenance, ont été vérifiés pour voir s’ils correspondent à la catégorisation mise en place. L’information a été regroupée sous des labels spécifiques, dans un format précis et a été importée dans l’EDMS de l’entreprise. Les labels étaient principalement segmentés en fonction du type et de la discipline, puis reliés aux documents respectifs, permettant ainsi au Client de retrouver plus facilement un document ou une information. La rechecrhe se faisait grâce à des requêtes simples, la récupération de texte intégral, l’exploration et la navigation au sein des documents, etc.

Avec l’indexation appropriée des métadonnées et le choix du bon EDMS, le Client a pu examiner tous les documents spécifiques de l’usine, et ce, même à distance. Cela a essentiellement aidé le client à convertir une grande quantité d’informations (détails de l’usine, données d’un fournisseur, documents de référence, labels de documents, bons de commande et relations contractuelles) précédemment non structurée, en fichiers documentés pouvant à présent être retrouvés facilement. Cela les a finalement aidés à améliorer leur prise de décisions et à gérer des incohérences concernant ce qui était vraiment présent dans l’usine par rapport à ce qui avait été prévu dans les projets de conception.

Au final, Avineon a aidé le Client à structurer une masse de documents et de fichiers disparates et non structurés. Avineon a apporter son expertise dans la documentation d’ingénierie et dans les projets de conception technique, ainsi que sa connaissance approfondie dans la création de référentiels documentaires. Le Client a pu faire confiance à Avineon pour mener à bien une stratégie qui s’est révélée efficace et rentable pour l’ensemble de ses installations et de ses usines.

2018-06-21T06:36:34+00:00