Program Management Office Support

Using SharePoint to Manage and Standardize Processes for Sites within the US Marine Corps System Command (MCSC)

As a part of their mission to support, equip, and sustain marine operating forces and forces preparing to deploy, the United States Marine Corps System Command (MCSC) needed a centralized system to allow Product Managers and Assistant Program Managers to follow standardized processes for business workflows and overall site management.

But thats just the start…

With various products and programs scattered throughout Program Management Office of the Marine Command, Control, and Communications division (PM MC3), managing the migration of sites from legacy systems while ensuring horizontal/vertical collaboration and visibility required a well designed, developed, and administered enterprise environment. PM MC3 engaged Avineon to develop and administer a fully-functional and integrated SharePoint Portal as a means to further achieve the agency’s mission.

Develop policies, and plans

Upon contract award, Avineon developed an enterprise governance and change management policy that the agency used to develop, deploy, and support its SharePoint infrastructure. This policy governed migration of legacy sites into the new enterprise MC3 environment and sustainment of all MC3 sites. The document defined the electronic Configuration Control Board (eCCB) process used to validate all requested system changes, prioritize development tasks, and vet any new system requirements.

Careful Analysis and Custom Development

After reviewing the overall organization of PM MC3 and the numerous sites used across the agency, Avineon created a plan to develop an integrated enterprise MC3 SharePoint environment and associated knowledge management activities. Avineon analyzed business processes, designed SharePoint workflows, developed SharePoint applications, maintained document and file storage, and designed the web and graphical content. Avineon coordinated multiple SharePoint site collections within PM MC3, for a total of 350 sub-sites that are visited and used for business automation by over 3,000 users. With the overall topography of the programs and products of the PM MC3 defined, Avineon then created an overarching web application to manage all of the sites within the agency to integrate and standardize functionality across all the SharePoint sites.

ArcFM Go Live Events

Avineon also implemented a process to develop a SharePoint Request Site, which provides a single tool to manage user requests, requirements for changes or new capabilities, prioritization of requirements, assignment of developers to specific changes, testing assignments and results, and deployment decisions for capabilities. This system and tool was used to successfully vet requirements and track progress on 11 different development projects initiated and completed for MC3 after the SharePoint implementation.

SharePoint Implementation

Throughout the engagement, Avineon met all major deliverable and milestone schedules. Avineon kept the PM MC3 apprised of the project plan and updated the status of deliverables in an overall Monthly Status Reports (MSRs) to deliver the project on time and on budget while achieving 100% performance on service level objectives.

2017-09-25T19:30:49+00:00

Utilisation de SharePoint pour gérer et normaliser les processus des sites

Dans le cadre de leur mission visant à aider, équiper et soutenir les forces opérationnelles de la Marine qui se préparent pour une intervention, le Commandement du Corps des Marines des États-Unis (MCSC) avait besoin d’un système centralisé, permettant aux gestionnaires de programmes adjoints et aux gestionnaires de produits, de gérer et de suivre des processus normalisés pour l’organisation de l’activité et la gestion générale des sites.

Mais ce n’était que le début…

Compte-tenu des divers produits et programmes présents au sein du Bureau de gestion de programme de la division des communications, du contrôle et du commandement du Corps des Marines (PM MC3), la gestion de la migration des applications à partir de systèmes existants, nécessitait un système informatique d’entreprise bien conçu, bien développé et bien géré. Le tout en assurant une interaction horizontale et verticale. Le PM MC3 a demandé à Avineon de développer et de gérer un portail SharePoint fonctionnel et complètement intégré pour mener à bien la mission de l’agence.

Élaborer des politiques et des plannings

Dès le départ, Avineon a développé une politique de gouvernance du SI et d’accompagnement du changement, que l’agence a utilisée pour développer, déployer et maintenir son infrastructure SharePoint. Cette politique régissait la migration des sites existants vers le nouvel environnement d’entreprise MC3, et le suivi de tous les sites MC3. Ce document définissait le processus de contrôle et de configuration informatique (eCCB) utilisé, pour valider tous les changements de système demandés, hiérarchiser les tâches de développement et examiner toutes les nouvelles configurations requises par le SI.

Analyse détaillée et développement personnalisé

Après avoir examiné l’organisation générale du PM MC3 et les nombreux sites utilisés par l’ensemble de l’agence, Avineon a défini un planning pour développer un environnement d’entreprise intégré du MC3 sous SharePoint ainsi que les activités de gestion de connaissances associées. Avineon a analysé les processus métier, a défini les flux de processus en SharePoint, a développé des applications, a mis à jour le système de gestion des documents et des fichiers, et a conçu le contenu Web et la charte graphique.  Avineon a coordonné le contenu de plusieurs sites SharePoint, au sein du PM MC3. Au total, 350 sites secondaires sont visités et utilisés pour l’automatisation de l’activité par plus de 3 000 utilisateurs. Une fois définie la structure générale des programmes et des produits du PM MC3, Avineon a créé une application Web globale pour gérer tous les sites de l’agence, pour que tous les sites SharePoint  utilisent des fonctionnalités intégrées et standard.

ArcFM Go Live Events

Avineon a également défini un processus pour développer un site SharePoint pour gérer les requêtes des utilisateurs. Cet outil unique gère les demandes de modifications et d’évolutions des utilisateurs, et gère aussi la priorisation de ces requêtes, l’affectation des développeurs chargés de ces modifications, la gestion des tests fonctionnels et de leurs résultats, ainsi que le déploiement des nouvelles fonctionnalités. Ce processus et cet outil ont été utilisés pour étudier, développer les nouvelles configurations et évolutions demandées, ainsi que pour suivre les progrès observés sur onze projets de développement différents, lancés et achevés pour le MC3, suite à l’implémentation de SharePoint.

SharePoint Implementation

Au cours de ce projet, Avineon a respecté tous les jalons et livraisons définis dans le planning . Avineon a tenu informé le PM MC3 du projet et a mis à jour l’état des produits livrables dans le cadre d’une MSR générale, pour livrer le projet à temps, conformément au budget, et a maintenu 100 % de la performance des objectifs de qualité de service.

2018-06-21T06:51:51+00:00